Cómo organizar la documentación contable

No hace falta un sistema sofisticado. Hace falta uno que aguante un mes ocupado.

• Una carpeta por mes, física y digital, con el mismo criterio en las dos. Si el nombre de la carpeta digital no coincide con la etiqueta de la física, ya perdiste.
• Separar compras de ventas antes de archivar. Mezclarlas es lo que después obliga a revisar todo papel por papel.
• Guardar el comprobante electrónico en archivo, no la impresión. La impresión es una copia de cortesía; el archivo es el documento.
• Descargar los extractos bancarios todos los meses, aunque nadie los pida. Es la única fuente que reconstruye lo que no quedó documentado.
• Anotar en el comprobante a qué corresponde cuando no sea obvio. Dentro de seis meses nadie se va a acordar qué era ese servicio.
• Tener una cuenta bancaria y un medio de pago del negocio, separados de los personales. Es lo que evita la mitad del trabajo de clasificación.
• Guardar los contratos y sus modificaciones en un solo lugar, no en el correo de quien los firmó.
• No tirar nada por las dudas. El período durante el cual hay que conservar la documentación está fijado por la normativa vigente: consultalo en la fuente oficial antes de descartar cualquier cosa.
• Definir quién archiva. Un procedimiento sin responsable no es un procedimiento.

La columna que más se ignora es la del medio. Cuando entendés para qué sirve un papel, dejás de perderlo.