Prevención legal y orden documental
Una revisión de la documentación de tu empresa para encontrar lo que falta antes de que lo encuentre otro.
Sabés que hay papeles de la empresa que están mal o vencidos, pero no sabés cuáles ni qué tan grave es.
Casi ningún problema legal de una empresa aparece de golpe. Aparece un día concreto: cuando llega una inspección, cuando un banco pide la documentación completa, cuando un cliente grande manda su lista de requisitos, cuando alguien decide reclamar. Lo que se rompe ese día se rompió mucho antes.
La prevención legal es el trabajo opuesto al de la urgencia. Se revisa la empresa cuando no pasa nada: los contratos vigentes, los libros, las habilitaciones, los legajos del personal, el estado societario. Se hace una lista de lo que falta y se ordena por riesgo, no por comodidad.
No es un servicio que se note el primer mes. Se nota el día que llega el pedido de documentación y podés contestarlo el mismo día.
Este es un trabajo preventivo y documental: revisamos, ordenamos y dejamos por escrito qué corregir. No incluye litigio ni representación judicial.
Señales de que conviene revisar antes de seguir
- No sabés dónde está el estatuto de tu propia empresa.
- Hay gente trabajando hace tiempo que nunca firmó un contrato.
- La habilitación municipal se renovó por costumbre, sin mirar si la actividad declarada sigue siendo la que hacés.
- Los libros societarios existen, pero la última acta quedó muy atrás.
- Firmaste contratos con clientes o proveedores y no tenés copia de todos.
- Cambiaron los socios, el administrador o el domicilio y no estás seguro de que se haya inscripto.
- Te pidieron documentación para una licitación o un crédito y juntarla te llevó más tiempo del que tenías.
Cómo es una revisión preventiva
Relevamiento
Pedimos la documentación existente tal como está, sin que la ordenes antes. El desorden también es información.
Contraste con la operación
Comparamos lo que dice el papel con lo que la empresa hace todos los días. La mayoría de los hallazgos sale de esa diferencia.
Informe con prioridades
Un documento que dice qué falta, qué está vencido y qué está mal, ordenado por riesgo real y no por facilidad de corrección.
Corrección
Se corrige lo que se resuelve con documentación y gestión. Para lo que exceda ese alcance te decimos con claridad qué profesional corresponde.
Revisión periódica
La empresa cambia, así que la revisión se repite. Entre una y otra, cada decisión nueva entra ya ordenada.
Lo que se revisa
Se mira todo junto, porque los problemas suelen aparecer en la costura entre dos áreas.
- Documentación societariaConstitución, estatuto vigente, actas, autoridades inscriptas y libros rubricados.
- Habilitaciones y registrosPatente comercial, habilitación municipal y los registros sectoriales que exija tu actividad.
- Legajos del personalContratos firmados, altas, licencias, advertencias y recibos, persona por persona.
- Contratos con tercerosClientes, proveedores, alquileres y servicios. Cuáles siguen vigentes, cuáles se renovaron solos y cuáles nadie recuerda haber firmado.
- Nombre comercial y marcaSi el nombre con el que trabajás está registrado ante la DINAPI o solo está pintado en el cartel.
- Situación ante los organismosEstado del RUC ante la DNIT y de las obligaciones laborales ante el IPS y el MTESS.
Qué cambia cuando está ordenado
Lo primero que cambia es la velocidad. Una empresa con la documentación al día contesta el pedido de un banco, de un cliente corporativo o de un organismo sin frenar su operación.
Lo segundo es el precio de los errores. Casi todo lo que encontramos en una revisión se corrige con gestión y documentación mientras nadie lo reclama. Lo mismo, encontrado por un inspector o por el abogado de la otra parte, ya no se corrige: se negocia.
Y lo tercero es más difícil de medir, pero es lo que más escuchamos. Dejás de tomar decisiones con la sensación de que hay algo atrás que puede aparecer.
- ComerciosTenés local abierto y vendés al público todo el día: la caja cierra bien o mal según quién contó y qué se anotó.
- MipymesYa son varios, facturás más de lo que podés controlar mirando, y seguís administrando con la misma planilla del primer año.
- EmpresasTenés administración propia y gente que carga y factura, pero nadie adentro responde por el criterio contable ni por el cierre.
- SociedadesSon dos o más socios, la empresa funciona hace años y el estatuto se firmó en su momento sin que nadie lo volviera a leer.
- DirectivosDirigís o gerenciás: firmás lo que otros prepararon y respondés por decisiones que se apoyan en información que no armaste vos.
Lo que más nos consultan
¿Esto no es algo que solo necesitan las empresas grandes?
Al revés. Una empresa grande tiene un área que se ocupa de esto todos los días. La empresa chica y mediana es la que acumula papeles pendientes, justamente porque todos los que podrían mirarlos están ocupados vendiendo.
La diferencia aparece cuando el problema llega: la empresa grande lo absorbe, la chica lo siente en la caja del mes.
Si revisan y encuentran cosas mal, ¿me estoy metiendo en un problema?
El problema ya existe. Lo que cambia es quién lo encuentra primero. Encontrarlo vos te deja elegir el orden, el momento y el costo de corregirlo. Que lo encuentre un inspector o la contraparte de un reclamo te quita esas tres cosas.
El informe es tuyo y es confidencial. Se usa para trabajar, para nada más.
¿Cada cuánto habría que hacerlo?
Depende del movimiento de la empresa más que del calendario. Si incorporaste personal, cambiaste de local, sumaste un socio o empezaste a trabajar con clientes que exigen documentación, ya cambió lo suficiente como para revisar.
Si la empresa viene estable, una revisión periódica más un chequeo cuando aparece una decisión grande suele alcanzar. Lo definimos con tu caso, no con una regla general.
Ya tengo contador, ¿esto no lo cubre él?
Se complementan, no se superponen. El trabajo contable e impositivo mira los números y las obligaciones ante la DNIT. La revisión preventiva mira el papel: contratos, libros societarios, habilitaciones y legajos.
En la práctica los dos frentes se tocan todo el tiempo, y por eso conviene mirarlos juntos. Muchos hallazgos aparecen justamente donde la contabilidad y la documentación legal no coinciden.
Contanos tu caso
Escribinos con los datos de tu situación y te respondemos con el alcance y el costo real del trabajo, sin vueltas.
Suele ir junto con
- ContratosContratos redactados sobre tu operación real, y revisión de los que te pasan para firmar antes de que los firmes.
- SociedadesEstatutos, actas, cambios de socios, aumentos de capital y reformas inscriptas: el papel que sostiene las decisiones de la empresa.
- Asesoría laboralLa consulta antes de decidir: contrataciones, advertencias, licencias, desvinculaciones y la documentación que las sostiene.
- Cumplimiento tributarioRevisamos en qué situación estás frente a la DNIT, ordenamos lo que quedó pendiente y sostenemos el cumplimiento hacia adelante.
¿Avanzamos con prevención legal?
La primera conversación sirve para entender tu situación y decirte qué hace falta. Si no es lo que necesitás, te lo decimos ahí.